Normalización y aplicación de los principios de gestión de la calidad en la actividad archivística

Resumen

Introducción: la mejora de los servicios de archivo requiere la implementación de procedimientos específicos y normas para la gestión documental y una cultura organizacional orientada a los principios de la calidad.
Objetivo: establecer las acciones que permiten dar cumplimiento a los principios de gestión de la calidad en los archivos y la normativa aplicable a la gestión documental.
Material y Métodos: se revisaron las normas internacionales empleadas para la gestión documental y la gestión de la calidad en los archivos, empleando el motor de búsqueda de Google con los descriptores "normas", "calidad" y "archivos". Fue consultado, también, el catálogo de normas de la Organización Internacional de Normalización.
Resultados: el liderazgo, el enfoque al cliente y de procesos, la implicación de los empleados, la colaboración con los proveedores y la mejora del desempeño son principios básicos de la gestión de la calidad de los archivos y para su cumplimiento fueron establecidas un conjunto de acciones. Por otra parte, la identificación de los requisitos de las normas de sistemas de gestión de la calidad y gestión documental permitió establecer el marco organizacional y técnico necesario para garantizar la calidad del servicio del archivo de historias clínicas.
Conclusiones: la aplicación de los principios de gestión de calidad a los archivos y la implantación de las normas de gestión documental reportaría a estas instituciones beneficios derivados de una mayor eficacia y eficiencia en la prestación del servicio dirigida a satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios y otras partes interesadas.

Palabras clave: archivos de historias clínicas, gestión documental, principios de calidad, norma ISO 15489, serie de normas ISO 30300.

ABSTRACT

Introduction: the improvement of archival services requires the implementation of specific procedures and standards for documental management and organizational culture oriented to the principles of quality.
Objective: establish the actions which ensure the compliance with quality management principles in archival practice and the standards applicable to documental management.
Material and Methods: employed international standards for document management and quality management in the archival activities were reviewed using the search engine Google with the descriptors "standards", "quality" and "archives." Also, the catalog of standards of the International Organization for Standardization was consulted.
Results: leadership, focus on customers, processes approach, employee involvement, partnership with suppliers and performance improvement are basic principles of quality management of archives and a set of actions for compliance with these principles were established. Moreover, the identification of the requirements of the quality management system standards and document management allowed us to establish the organizational and technical framework necessary to ensure quality in patient record service.
Conclusions: the application of quality management principles to archives and implementation of document management standards for these institutions would bring benefits from increased efficiency and effectiveness in service delivery aimed at satisfying the needs and expectations of its users and other stakeholders.

Key words: archives of medical records, document management, principles of quality, standard ISO 15489, ISO 30300 series of standards.